Start: 14 październik 2020

Aktualizacja: 12 grudzień 2020

Wsparcie działalności SPP w Londynie 2020 przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów RP - Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą

Projekt finansowany ze środków Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w ramach zadania publicznego dotyczącego pomocy Polonii i Polakom za granicą.

Publikacja wyraża jedynie poglądy autorów i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów RP

Studium Polski Podziemnej składa specjalne podziękowania za pomoc dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Rzeczpospolitej Polskiej - Departamentowi Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą oraz dla Fundacji na Rzecz Dziedzictwa Narodowego Imienia Józefa Piłsudskiego z Łodzi, bez których realizacja w roku 2020 wymienionych poniżej zadań nie byłaby możliwa.

Wniosek KPRM RP

Nazwa zadania: Wsparcie finasowe Studium Polski Podziemnej w Londynie
Nazwa kierunku działania: Pomoc Polonii i Polakom za Granicą
Termin ralizacji: 01/01/2020- 31/12/2020
M-ce realizacji: Studium polski Podziemnej, Londyn, Wielka Brytania

Wprowadzenie

W 2020 roku, Studium Polski Podziemnej w Londynie złożyło do w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Rzeczpospolitej Polskiej - Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą, wniosek na dofinansowanie działalności bieżącej archiwum i biura. W przygotowaniu wniosku i dopełnieniu wszelkich formalności pomagała i pośredniczyła Fundacja na Rzecz Dziedzictwa Narodowego imienia Józefa Piłsudskiego w Łodzi.

Cele i Zadania

Celem głównym jakim kierowało się Studium składając wniosek była przede wszystkim konieczność zapewnienia względnej stabilności finansowej SPP umożliwiającej podtrzymanie i – w niektórych aspektach rozszerzenie działalności statutowej jednej z najbardziej zasłużonych, działającej od ponad 70. lat, polskich placówek naukowo – archiwalnych na Wyspach Brytyjskich.

W roku 2020 prace skoncetrowano na działaniach, które były możliwe do wykonania pomimo restrykcji związanych z systuacją pandemiczą w Polsce i Wielkiej Brytanii.

Uczestnicy

Z ramienia FnRDNiJP:

Dr Paweł Lipka - przygotowanie formalne wniosku, rozliczenia, sprawozdawczość

Z ramienia SPP

Eugenia Maresch - Prezes SPP Londyn
Krzysztof Bożejewicz - przygotowanie merytoryczne wniosku, nadzór i koordynacja realizacji działań, rozliczenia, sprawozdawczość

Zaplanowane działania

Działanie 1
Dofinansowanie działalności bieżącej SPP; w tym opłaty za usługi: telefon, interenet i leasen drukarek oraz pozostałe koszty związane z utrzyamniem biura i budynku.
Działanie 2
Prowadzenie biura i archiwum SPP; w tym: prace archiwizacyjne i obsługa kwerend.
Działanie 3
Utrzymanie i administracja strony internetowejl w tym: aktualizacje systemowe i aktualizacje treści, opłaty domeny i hostingu oraz utrzymanie skrzynek mailowych
Działanie 4
Prowadzenie mediów społecznościowych; w tym postowanie Facebok.
Działanie 5
Monitoring realizacji zadania przez Fundację (działanie bezkosztowe)

Sprawozdanie z wykonania dzialań

W roku 2020 z powodu sytuacji epidemicznej Studium Polski Podziemnej w Londynie zostało zmuszone do gruntownej modyfikacji zaplanowanych do realizacji działań, co znalazło odzwierciedlenie w uaktualnionym wniosku aplikacyjnym.

Przesunięto nacisk na prace, których wykonanie było możliwe pomimo wprowadzanych obostrzeń. Część działań przesunięto online.
Nie wpłynęło to jednak zasadniczo na jakość i ilość wykonanej pracy poza niewielkimi wyjątkami o których w dalszej części sprawozdania.

W podsumowaniu, dofinasowanie bieżącej działalności SPP w Londynie zapewniło tej instytucji przez okres całego 2020 r. względną stabilność finansową. W konsekwencji, umożliwiło kontynuację i - w niektórych obszarach - rozszerzenie działalności statutowej placówki.

DZIAŁANIE 1: DOFINANSOWANIE BIEŻĄCEJ DZIAŁALNOŚCI STUDIUM

Dokonano zakupów wszystkich niezbędnych materiałów biurowych i archiwalnych.

Opłacono wszystkie rachunki za telefonię, Internet, licencje oprogramowania oraz leasing xero-kopiarek (2); także pozostałe związane z prowadzeniem biura i archiwum.

DZIAŁANIE 2: PROWADZENIE BIURA I ARCHIWUM SPP

Opłacono częściowo pensję jednego pracownika SPP (praca w biurze i w archiwum).

Pokryto koszty archiwizacji i digitalizacji części zespołu KW3 (patrz dalej p. 2)

Statystyki

Pracownicy etatowi (w różnym wymiarze godzin): 3 osoby
Osoby na kontrakcie zewnętrznym: 1 osoba
Wolontariusze: 9 osób

1.BIURO

a/ Wizyty i kwerendy

W roku 2020 liczba osób korzystających osobiście z czytelni i archiwum SPP zmniejszyła się z kilkudziesięciu do kilku osób; powodem były sytuacja pandemiczna i związane z tym obostrzenia.

W rezultacie, prace skoncentrowały się głównie na obsłudze kwerend online i telefonicznych, który utrzymały się na poziomie podobnym do ub. roku z tendencją wzrostową.

Tematyka kwerend tradycyjnie różna od poszukiwań typowo genealogicznych do tematów historycznych, skończywszy na zamówieniach materiału ikonograficznego do rożnego rodzaju publikacji.

Statystyki

Liczba wizyt badawczych na terenie SPP: 6
Kwerendy pocztowe: 39
Kwerendy telefoniczne: 24
Całkowita liczba otrzymanych wiadomości email: 899
- W tym liczba zapytań / kwerend mailowych: 263 (często więcej niż 1 email / 1 kwerenda)
- Z tego zapytań przez formularz na stronie: 138 (96 – j. polski; 40 – j. angielski; 2 – język niemiecki)

b/ Wydawnictwa

W tym roku nie udał się opublikować kolejnego numeru Biuletynu SPP.

Kontynuowano natomiast prace nad kolejnym tomem wspólnego wydawnictwa (przy współpracy z IPN) Armia Krajowa w Dokumentach. Przez pracownika IPN, prof. Waldemara Grabowskiego został przygotowany do druku III tom.

Studium partycypowała w pracach wyszukując część dokumentów przeznaczanych do publikacji, przesyłając kopie cyfrowe tychże oraz weryfikując sygnatury archiwalne poszczególnych jednostek.

Publikacja zaplanowana została na rok 2021.

Statystyki

Liczba dokumentów 499

c/ IT - informatyka

Dokonano niezbędnych uaktualnień systemowych serwera (domain controller) i komputerów oraz klienckich; w tym także przeprowadzono rutynowe czyszczenie i defragmentacje twardych dysków.

Dokonano wstępnej analizy potrzeb i przygotowano roboczy kosztorys dla wymiany całego sprzętu komputerowego, który zaplanowano na 2021 rok.

Skorygowano nieprawidłowości w pracy oprogramowania kopii bezpieczeństwa ustawiając nowe plany „back up” dla danych archiwalnych. Wykonano automatycznie blisko 300 kopii bezpieczeństwa (incremental) przechowywanych na:

2 dyskach zewnętrznych USB (jeden poza siedzibą SPP)
2 stacjach serwerowych NAS Synology (jeden poza siedzibą SPP)

Statystyki

12 komputerów klienckich
1 server (domain controller)
2 NAS (zintegrowane urządzenia sieciowe)
2 dyski zewnętrzne USB
2 skanery produkcyjne
1 skaner fotograficzny
3 drukarki sieciowe
1 switch sieciowy (24 ports managed)

d/ Inna działalność

Na początku grudnia 2020 SPP wzięło udział w krótkiej wirtualnej (zoom) Stałej Konferencji Muzeów, archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie.

2. ARCHIWUM

W dziale w archiwum, podobnie jak w biurze skoncentrowano się nad działaniami możliwymi do przeprowadzenia w okresie ograniczeń pandemicznych.

Poza rutynowymi pracami archiwalnymi mającymi na celu wypełnienie tradycyjnej misji archiwalnej gromadzenia, zabezpieczenia, przechowania i udostępniania akt o trwałej wartości historycznej, skoncentrowano się przede wszystkim na pracach nad jednym zespołem.

Zgodnie z przedstawionym planem zarchiwizowano i przygotowano do digitalizacji, a następnie zdigitalizowano część zespołu archiwalnego Komisja Weryfikacyjna 3 (KW3), zawierającego unikatowe akta personalne byłych żołnierzy AK.

Wieloetapowe prace objęły 4 główne elementy:

a/ Konserwacja

Wstępny element opracowania archiwalnego zbiorów.

W zależności od stanu zachowania, poszczególne dokumenty zostały poddane zabiegom konserwacyjnym (podklejania bibułą japońską, wypełnienie braków specjalną masą etc.).

Statystki

Szacuje się, iż procesowi poddano ok 2500 stron dokumentów.

b/ Archiwizacja polegająca na:

uporządkowaniu, wg uprzednio przygotowanego schematu, akt wewnątrz jednostek archiwalnych,
uformowaniu nowych jednostek dla akt luźnych włączonych do zespołu
usunięciu duplikatów
usunięciu części metalowych
paginacji akt w jednostkach
ujednoliceniu opisu archiwalnego jednostek
nadaniu nowego układu jednostek w zespole
przyporządkowaniu nowych sygnatur jednostkom archiwalnym

Statystyki

Zarchiwizowano: 5390 jednostek archiwalnych (litery A – I), co przekracza minimalną, zakładaną liczbę tek do archiwizacji (ok. 4100) o blisko 24 %

c/ Pomoce archiwalne

W wyniku archiwizacji powstał inwentarz archiwalny opracowanych dokumentów; format EXCEL i PDF.

Ten ostatni opublikowano na stronie internetowej SPP; oba formaty dostępne są także w sieci lokalnej i drukiem w czytelni SPP.

Inwentarz załączono w formie elektronicznej do niniejszego sprawozdania, jako ‘policzalny’ dowód wykonanych prac.

Statystyki

1 inwentarz archiwalny
5390 pozycji
2 formaty: Excel i PDF

d/ Digitalizacja

Zgodnie z wcześniej opracowanymi procedurami objęła:

skanowanie dokumentów
ich konwersję (OCR) do pełno-tekstowych, wielostronicowych plików PDF
indeksację tychże w wyszukiwarce PDF dostępnej w czytelni SPP
opracowanie kart inwentarzowych (druk i PDF) dla każdej zeskanowanej jednostki (wg polskich wzorców metodyki archiwalnej ogólnej)

Statystyki

Zdigitalizowano 3061 jednostek archiwalnych
Opracowano tyle samo kart inwentarzowych

Blisko 25% deficyt zdigitalizowanych jednostek archiwalnych w stosunku do zakładanego, minimalnego pułapu 4100 jednostek archiwalnych został zrekompensowany blisko 24% wzrostem liczby jednostek zarchiwizowanych i przygotowanych do dalszej digitalizacji (patrz wyżej: archiwizacja).

Tym samym budżet przeznaczony na prace archiwalno – digitalizacyjne w bilansie końcowym został wykorzystany optymalnie; bez uszczerbku na ilości i jakości wykonanej pracy.

Powyższe przesunięcia spowodowane były częściowo trudnościami technicznym (wymiana gniazda USB w jednym ze skanerów produkcyjnych).

e/ Pozostałe prace w archiwum

Przygotowano także nowe, bezkwasowe koperty z nadrukiem komputerowym (mail merging), do których planuje się przepakowanie wszystkich dokumentów.

DZIAŁANIE 3: STRONA INTERNETOWA

Pokryto koszty utrzymania strony internetowej (www.studium.org.uk), w tym:

Opłacenie hostingu
Opłacenie domeny
Opłacenie uaktualnień systemowych („extensions”, „modules”, „plug ins”, „applications”, google maps API)

Uaktualniania treści:
- 4 nowe artykuły / ogłoszenia
- Sprawozdanie roczne z przebiegu prac

Uaktualnienia systemowe:
- Kolejnych 11 wersji systemu podstawowego (od wersji 3.9.12 do wersji 3.9.23)
- Kilkadziesiąt uaktualnień tzw. „rozszerzeń” (extensions), „modułów” (modules) i „wtyczek” (plugins) systemowych

Kopie bezpieczeństwa: wykonano średnio 2 kopie miesięcznie; każda zachowana dla lokalnych dysku twardym

Niestety z powodu ograniczeń czasowych, nie udało się opublikować wszystkich zaplanowanych artykułów na tematy AK. Znalazło to swoje odzwierciedlenie w zredukowanych o blisko 30% wydatkach zaplanowanych na ten cel w budżecie.

W związku ze zmniejszona aktywnością na stronie, również zainteresowanie portalem było nieco słabsze niż w roku ubiegłym.

Statystyki

Dane do 1/12/2020 (11 miesięcy)

Całkowita liczba unikatowych użytkowników: 5564 (ekstrapolacja na 12 miesięcy: 6069)
Liczba sesji: 7251 (ekstrapolacja na 12 miesięcy: 7910)
Bounce rate: 52%
Śr. liczba stron przeglądanych: 3,57 / 1 sesja
Średni czas na stronie: 2,19 min / 1 sesja
Liczba zapytań przez formularz na stronie: 138 (96 – j. polski; 40 – j. angielski; 2 – język niemiecki)

DZIAŁANIE 4: FACEBOOK

W uzupełnieniu strony prowadzony jest tzw. Fan Page na portalu społecznościowym Facebook.

Niestety z powodów niezależnych zarówno od instytucji finansującej jak i beneficjenta przyznane na ten cel dofinansowanie dotarło zbyt późno, aby można je było w pełni wykorzystać.

Z tego powodu prace ograniczono tylko do wysokości budżetu jaki beneficjent był w stanie pokryć z własnych środków.

Pomimo tego udało się utrzymać częściowo aktywność na poziomie ubiegłorocznym

Statystyki