Start: 17 grudzień 2019
Aktualizacja: 18 grudzień 2019

Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnej (KW1 i KW2) w Studium Polski Podziemnej w Londynie (2019)

Projekt przy współpracy z Fundacją Silva Rerum Polonarum z Częstochowy oraz Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

 

Studium Polski Podziemnej tradycyjnie składa specjalne podziękowania za pomoc i współpracę dla Fundacji Silva Rerum Polonarum z Cząstochowy oraz Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie, bez których realizacja powyższego projektu w roku 2019 (i w latach poprzednich) nie byłaby możliwa.


INFORMACJE o PROJEKCIE

Nazwa programu

Ochrona dziedzictwa kulturowego za granicą

 

Nazwa instytucji zarządzającej programem

Departament Dzidzictwa Kulturowego za Granicą i Strat Wojennych.

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.


FSRP CZestochowa nowe logo

Wnioskodawca

Fundacja Silva Rerum Polonarum Częstochowa

Studium Polski Podziemnej w Londynie

 

Rzodzaj Zadania

Pomoc instytucjom stowarzyszonym w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie oraz innympomoc instytucjom stowarzyszonym w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie oraz innyminstytucjom emigracyjnym lub organizacjom polonijnym, prowadzącym działalność w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego

 

Wniosek

126539/18/A3 z dn. 21/03/2019 r.

 

Czsookres

Projekt jednoroczny - 2019 r.

 

Tytuł Projektu

Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnych w Studium Polski Podziemnej w Londynie. Etap 2 (KW1, KW2).

 

SPRAWOZDANIE

Cele i zadania

W roku 2019 zaplanowano 3 zadania:

  1. Archiwizację (i przygotowanie do digitalizacji) oraz
  2. Kompleksową digitalizację części akt personalnych b. żołnierzy AK w zespołach KW1 (pozostała, nie zeskanowana w 2018 część akt) oraz KW2 (całość).
  3. Dodatkowo, zaplanowano akcję promującą wiedzę o PPP i AK oraz SPP, a także sam projekt digitalizacji.

Celem objętych projektem działań była konieczność zabezpieczenia dla przyszłych pokoleń unikatowych archiwaliów – części polskiego dziedzictwa narodowego poza granicami kraju; rozszerzenie i usprawnienie dostępu do tychże oraz zawartej w nich informacji.

Wartością dodaną projektu była popularyzacja wiedzy o Polskim Państwie Podziemnym i Armii Krajowej z okresu II wojny światowej oraz samym Studium Polski Podziemnej.

Prace zostały wykonane zgodnie z planem i harmonogramem przedstawionym we wniosku aplikacyjnym.

Realizacja

Realizację wszystkich wymienionych powyżej zadań zaplanowano na rok 2019. Prace rozpoczęto w marcu 2019 roku dzieląc je na 2 etapy i kończąc w listopadzie tego samego roku.

ZADANIE 1: ARCHIWIZACJA

Większość prac archiwizacyjnych wykonano w 1-ym półroczu 2019 r. (etap I).
Zarchiwizowano:

  • Pozostałe 3308 jednostek z zespołu KW1 – 100% zaplanowanych prac (w sumie KW1 składa się z 10318 jednostek archiwalnych) oraz
  • 4482 jednostki archiwalne w zespole KW2 – 100% wykonanych prac.

W ramach prac archiwizacyjnych:

  • Zakonserwowano najbardziej zagrożone dokumenty (podklejenie).
  • Oprac. akta technicznie (usunięcie cz. metal., taśmy klejącej etc.).
  • Nadano nowy układ akt w jednostkach.
  • Dokonano paginacji akt.
  • Nadano nowe sygnatury archiwalne jednostkom (z zach. starych).
  • Nadano nowy układ jednostek w zespołach.

Dodatkowo:

  • Uzupełniono inwentarz archiwalny KW1 dla 3308 jednostek archiwalnych i scalono go z inwentarzem archiwalnym KW1 dla pierwszych 7010 ja (przygotowanym w ramach projektu w roku 2018). Nowy inwentarz KW1 obejmuje 10318 jednostek archiwalnych / kart inwentarzowych.
  • Opracowano kompletny inwentarz archiwalny dla zespołu KW2: 4482 jednostki archiwalne / karty inwenarzowe.

W sumie nowych kart inwentarzowych w roku 2019: 7790 (99.87% wartości zaplanowanej)

Oba inwentarze dostępne są w pełni przeszukiwalnych i sortowalnych formatach Excel i PDF, w lokalnej sieci komputerowej LAN oraz do pobrania na stronie intermetowej SPP: www.studium.org.uk. Wersja drukowana dostępna jest dla Korzystających w czytelni SPP. Akta zostały przygotowane do digitalizacji.

 

ZADANE 2: DIGITALIZACJA

Prace digitalizacyjne, uzależnione od postępów w archiwizacji wykonano w ok. 30% w półroczu pierwszym 2019 (etap I), a pozostałą część w drugiej połowie roku (etap II projektu).

Do lipca 2019 r. (etap I):

  • Zdigitalizowano: 21729 str. dokumentów z zaplanowanych 77000 str. (ekstrapolacja +/-10%), co stanowiło ok. 28.22% całości.
  • W ramach prac zeskanowano w/w dokumenty, odzwierciedlając na platformie cyfrowej układ akt w archiwum i zespole (folder / teczka; skan / strona dokumentu).
  • Proces konwersji skanów do pełno-tekstowego, przeszukiwanego formatu PDF oraz ich indeksację, przesunięto do e. II

W półroczu drugim 2019 r. (etap II):

  • Zdigitalizowano pozostałą partię dokumentacji z zespołu KW1: 31 728 stron dokumentów oraz cały zespół KW2: 27 778 stron dokumentów.

W sumie w 2-m półroczu zeskanowano 59 506 stron dokumentów

W całym 2019 r., suma skanów wyniosła: 81 235 stron dokumentów (105.5% wartości ekstrapolowanej we wniosku).

Patrz też uwagi ogólne poniżej.

 

ZADANIE 3: ROZPOWSZECHNIANIE WIEDZY O PPP I SPP

INDEX PDF
Dzięki systematycznemu uzupełnianiu Indeksu PDF, odwiedzjący SPP badacze mają dostęp do coraz obszerniejszej bazy danych. W wyniku tegorocznych prac oraz dzięki projektom z lat ubiegłych, w indeksie PDF znajduje się blisko 680 tys. stron dokumentów.

MABPZ
Na XLI sesji Stałej Konferencji MABPZ w Lublinie wymieniono praktyczne doświadczenia w/s projektu.

ULOTKI
Wykonano dodruk ulotek informacyjnych. Ich dystrybucja odbyła się podczas uroczystości okolicznościowych
organizowanych przez SPP w Londynie. Rozdano blisko 600 egzemplarzy ulotek.

BIULETYN SPP
Sprawozdanie z projektu wraz z logiem MKiDN i Fundacji Silva Rerum Polonarum opublikowano w kolejnym numerze „Biuletynu Informacyjnego SPP ״. (Nakład 300 egzemplarzy – częściowa dystrybucja przez IPN Warszawa).

STRONA WWW i MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE
Prowadzona jest stała rubryka informacyjna na stronie www.studium.org.uk oraz na tzw. Fan Page w mediach społecznościowych (Facebook – zasięg postów ok. 10 tys.)

 

UWAGI DODATKOWE

Dokonano nieznacznych modyfikacji w planie pracy przewidzianym w projekcie.

W pierwszym etapie skoncentrowano się przede wszystkim na archiwizacji wszystkich zaplanowanych w projekcie jednostek archiwalnych.

Gros prac digitalizacyjnych wykonano w etapie II (2-ga połowa roku).

Ostateteczne wartości uzyskane w wyniku archiwizacji:

  • liczba jednostek archiwalnych,
  • liczba kart inwentarzowych oraz
  • liczba skanów

okazały się nieco inne od wartości ekstrapolowanych postulowanych we wniosku aplikacyjnym.

Powodem różnicy minus 0.13% w liczbie uformowanych jednostek archiwalnych / kart inwentarzowych (7790 verus 7800), była konieczność scalenia dokumentów weryfikacyjnych szeregu osób w pojedyncze jednostki archiwalne, redukując tym samym ich liczbę.

5.5% procentowa nadwyżka wykonanych skanów (81235 versus 77000) wynikła z kolei z różnicy pomiędzy wartościami ekstrapolowanymi we wniosku (z definicji przybliżonymi), a stanem rzeczywistym w archiwum.

Obie wartości (różnice) mieszczą się w zakładanym we wniosku 10-o procentowym (+/-) marginesie.

 

PROMOCJA ZADANIA

Zadanie promowane było poprzez:

  1. Dodruk i dystrybucję ulotek informacyjnych SPP; głownie na imprezach okolicznościowych zorganizowanych przez SPP w Londynie (Zał. 1)
  2. Na kolejnej XLI. Sesji Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek na Zachodzie, która odbyła się we wreśniu 2019 r. w Paryżu, wymieniono doświadczenia i informacje pomiędzy uczestnikami sesji - także często beneficjentami Programów Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
  3. Prowadzono stałą rubrykę informacyjną na stronie ww.studium.org.uk o
  4. Sprawozdanie z Projektu opublikowane zostało w Biuletynie Informacyjnym SPP nr 14/2019, gdzie umieszczono także logo i
    podziękowania dla MKiDN i Fundacji Silva Rerum Polonraum
  5. Wszyscy korzystający z systemu wyszukiwania danych (indeks PDF) stworzonego i uaktualnianego min. dzięki funduszom
    otrzymywanym w ramach programów MKiDN, informowani byli o otrzymywanej pomocy finansowej.

 

Uczestnicy zadania

  • Eugenia Maresch - Prezes SPP - nadzór nad projektem.
  • Krzysztof Czajkowski – koordynator prac z ramienia FSRP.
  • Agnieszka Czajkowska – kierownik projektu FSRP.
  • Krzysztof Bożejewicz - archiwista, informatyk i koordynator prac.
  • Paweł Mejgier - skanowanie
  • Heide Pirwitz Bujnowska - kontrola jakości skanów, konwersja do formatu PDF.
  • Artur Janczewski - indeksacja plików PDF, nadzór informatyczny.
  • Karolina Trzeskowska-Kubasik – archiwizacja.
  • Joyce Brown – konserwacja papieru, przygotowanie akt do digitalizacji

 

ORAZ

oddelegowani do pracy w SPP przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych oraz Instytut Pamięci Narodowej pracownicy tychże instytucji z Polski, za których pracę DZIĘKUJEMY!

 

 

 

 

Zobacz także

W tej samej kategorii
  • Projekty stałe SPP Londyn
  • Internet
  • Fundacja Silva Rerum Polonarum
  • Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
  • Pobierz
  • Inwentarz KW1 (PDF)
  • Inwentarz KW2 (PDF)
  • Inwentarz KW1 (EXCEL)
  • Inwentarz KW2 (EXCEL)
  • Tags: FSRP | Fundacja Silva Rerum Polonarum | Instytucje Partnerskie SPP | IPN | Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego | MKiDN | Ochrona polskiego dziedzictwa narodowego za granicą MKiDN | Polskie Dziedzictwo NArodowe w Wielkiej Brytanii | SPP Londyn

    Socjal

    Studium Polski Podziemnej w Londynie

    Mapka spp londyn

    Studium Polski Podziemnej
    11 Leopold Road
    London W5 3PB
    United Kingdom

    T: +44 (0)20 8992 6057

    Pomóż Studium!

    Studium jest instytucją pożytku publicznego (Charity) utrzymującą się głównie z donacji.

    Będziemy wdzięczni za każdą pomoc!
    Z góry dziękujemy!

    PRZEKAŻ DAROWIZNĘ
    Prosty i bezpieczny system PayPal