Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnej (KW1) w Studium Polski Podziemnej w Londynie (2018)
Projekt przy współpracy z Fundacją Silva Rerum Polonarum z Częstochowy oraz Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie
Studium Polski Podziemnej tradycyjnie składa specjalne podziękowania za pomoc i współpracę dla Fundacji Silva Rerum Polonarum z Cząstochowy oraz Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie, bez których realizacja powyższego projektu w roku 2018 (i w latach poprzednich) nie byłaby możliwa.
Wniosek MKIDN
Nr wniosku: 111409/18/A1 złożony dnia: 2018.04.27
Wprowadzenie
Od stycznia 2018 r. Studium Poski Podziemnej (SPP) przy ścisłej współpracy z Fundacją Silva Rerum Polonarum (FSRP) z Częstochowy realizuje kolejny już projekt Digitalizacji kolejnej partii unikatowych akt z okresu II Wojny Światowej. Projekt finansowany jest prze Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie.
Opis Syntetyczny Projektu - Cele i Zadania
Archiwizacja i kompleksowa digitalizacja części unikatowych akt personalnych b. Żołnierzy Armii Krajowej, zgromadzonych w archiwum Studium Polski Podziemnej w Londynie.
Część wieloletniego projektu pnieniesienia całego archiwum SPP z platformy analogowej na cyfrową.
Zabezpieczenie akt przed zniszczeniem / kradzieżą; szybszy, szerszy i łatwiejszy dostęp do informacji; Przygotowanie akt do udostępnienia online.
W etapie I blisko 110 tys. stron dokumentów / ok. 7200 tys. ja (wartości ekstrapolowane +/10%) zgromadzonych w zespole tzw. Komisji Weryfikacyjnej Jeden (KW1).
Raporty z prac przeprowadzonych w ramach projektu dostępne do pobrania w formacie PDF u dołu tej strony (Zobacz też > PDFs)
Uczestnicy
Z ramienia FSRP:
- Prof. dr hab. Tadeusz Bolesław Dubicki - konsultacje historyczne
- Prof. dr hab. Agnieszka Czajkowska - kierownik projektu z ramienia FSRP
- Dr Krzysztof Czajkowski - Prezes FSRP, nadzór i koordynacja prac
Z ramienia SPP
- E. Maresch - Prezes SPP Londyn
- K. Bożejewicz - Nadzór i koordynacja prac
- Dr A. Suchcitz - kierownik Archiwium IPMS i SPP, konsultacje eksperckie
- Pracownicy najemni i wolontariusze SPP - prace archiwizacyjne, konserwatorskie i digitilizacyjne:
- Paweł Mejgier - skanowanie
- Heide Pirwitz - Bujnowska - kontrola jakości, konwersja PDF, integracja z bazą danych
- Artur Janczewski - indeksacja plików PDF, nadzór informatyczny
- Karolina Trzeskowska - archiwizacja zespołów i inwentarze archiwalne
- Joyce Brown - konserwacja papieru, przygotowanie akt do digitalizacji
Sprawozdanie z prac - etap 1 - do 30/07/2018 r.
1. ARCHIWIZACJA
Zarchiwizowano: 7010 jednostek archiwalnych z planowanych 7200, co stanowi ok. 97,3% całości.
W ramach prac archiwizacyjnych:
- Zakonserwowano najbardziej zagrożone dokumenty (podklejenie,
- Opracowano akta technicznie (usunięcie części metalowych, taśmy klejącej etc.)
- Nadano nowy układ akt w jednostkach
- Dokonano paginacji akt
- Nadano nowe sygnatury archiwalne jednostkom (z zachowaniem starych)
Dodatkowo sporządzono inwentarz archiwalny w formacie Excel - karty inwentarzowe: 7010 sztuk Po weryfikacji i scaleniu, zostanie on udostępniony korzystającym (w pracowni SPP i online). Jest to pierwszy tego typu, niezwykle przydatny (akta personalne w układzie alfabetycznym) inwentarz sporządzony dla tego zespołu.
Akta zostały przygotowane do digitalizacji.
2. DIGITALIZACJA
Zdigitalizowano: 27 925 stron dokumentów z zaplanowanych 100800 stron (wartość ekstrapolowana +/- 10%), co stanowi ok. 27% całości.
W ramach prac zeskanowano w/w dokumenty, odzwierciedlając na platformie cyfrowej układ akt w archiwum i zespole (folder / teczka; skan / strona dokumentu).
Proces konwersji skanów do pełno-tekstowego, przeszukiwanego formatu PDF oraz ich indeksację, przesunięto do etapu II (patrz uwagi ogólne poniżej).
3. ROZPOWSZECHNIANIE WIEDZY O PPP I SPP
Plan przewiduje akcję promocyjną na jesieni 2018 r.
Dzięki systematycznemu uzupełnianiu Indeksu PDF o nowo zeskanowane dokumenty, odwiedzjący Studium badacze, mają dostęp do coraz obszerniejszej i szczegółowej bazy danych; bezpośredni korzystny wpływ na wyniki kwerend przeprowadzanych przez badaczy w SPP.
UWAGI DODATKOWE
Dokonano nieznacznych modyfikacji w planie pracy przewidzianym w projekcie.
W pierwszym etapie skoncentrowano się przede wszystkim na archiwizacji wszystkich zaplanowanych w projekcie jednostek archiwalnych.
Gros prac digitalizacyjnych przesunięto na etap II. Powodem przesunięć była nieco opóźniona dostępność funduszy i związana z tym dostępność personelu.
Powyższe zmiany nie mają i nie będą miały negatywnego wpływu na całościową realizację zaplanowanych w projekcie zdań.
Prace nad projektem przebiegają planowo i bez zakłóceń. Wszystkie cele na rok 2018 (1-e półrocze) zostały zrealizowane.
Raport PDF
Pełen raport wraz z zestawieniem statystycznym do pobrania w formacie PDF dostępny u dołu tej strony (Zobacz także > PDF).
Sprawozdanie nr 2
Okres sprawozdawczy: 01/08/2018 – 25/11/2018 (etap II)
Podsumowanie końcowe projektu za cały okres 01/01/2018 – 25/11/2018 (raport końcowy)
1. ARCHWIZACJA
W Etapie 2 dokończono archiwizację objętych projektem jednostek archiwalnych w liczbie 81, w sumie 7091 jednostek archiwalnych.
Nieznacznie mniejsza liczba kart (założenia: 7200) mieści się, w określonych we wniosku aplikacyjnym, ramach 10% odchylenia. Prace zakończono ze względów logistycznych na literze P włącznie.
Mniejsza liczba opracowanych jednostek została zrekompensowana większą ilością wykonanych skanów. (patrz poniżej: działanie: Digitalizacja).
Zakres prac archiwizacyjnych objął czynności podobne do tych przeprowadzonych w etapie 1 projektu (patrz wyżej.
Zarchiwizowane jednostki archiwalne włączono do inwentarza archiwalnego. W sumie obejmuje on obecnie 7091 pozycji / kart inwemtarzowych. Dostępny jest w formatach: excel i PDF (oba w pełni przeszukiwalne tekstowo). Inwentarz został zweryfikowany, scalony i udostęniony online oraz w lokalnej sieci LAN; także jako wydruk w pracowni archiwalnej SPP.
PLAN WYKONANY.
Szczegółowy wykaz prac oraz zestawienia statystyczne w załącznikach PDF (sprawozdania z Prac - PDF). Do pobrania u dołu tej strony.
2. DIGITALIZACJA
W etapie drugim, dzięki wcześniej wykonanym niemal w 100% pracom archiwizacyjnym, skoncentrowano się przede wszystkim na digitalizacji materiału.
Wykonano 81 908 skanów. W obu etapach wykonano w sumie 109833 skany co stanowi 108.96 % z zaplanowanych ok. 108 tys. Różnice pomiędzy planem ilości kart inwentarzowych i liczbą skanów, a rezultatem końcowym spowodowane są większą (niż ektrapolowana) średnią liczbą stron / 1 jednostkę archiwalną.
Po zeskanowaniu, dokumenty w wersji elektronicznej zostały poddane porcesowi OCR (konwersji do przeszukiwlanego formatu PDF) a następnie włączone do indexu PDF (wyszukiwarki tekstowej) dostępnego w lokalnej sieci LAN.
PLAN WYKONANY (nadwyżka 8,96%).
3. ROZPOWSZECHNIANIE WIEDZY O PPP I SPP
INDEX PDF
Dzięki systematycznemu uzupełnianiu Indeksu PDF o nowo zeskanowane dokumenty, odwiedzjący Studium badacze, mają dostęp do coraz obszerniejszej i szczegółowej bazy danych; bezpośredni korzystny wpływ na wyniki kwerend przeprowadzanych przez badaczy w SPP. Obecnie, dzięki tegorocznemu projektowi, oraz tym z lat ubiegłych, w indeksie PDF zanjduje się blisko 600 tys. stron dokumentów.
KONFERENCJA MABPZ
Założenia i projektu digitalizacji zaprezentowano na XL sesji Stałej Konferencji MABPZ, która odbyła się w sierpniu 2018 w Paryżu. Wymieniono tam także praktyczne doświadczenia.
ULOTKI
Wykonano dodruk ulotek informacyjnych. Ich dystrybucja odbyła się podczas uroczystości okolicznościowych zorganizowanych przez SPP w Londynie. Rozdano blisko 1500 egzemplarzy ulotek.
BIULETYN INFORMACYJNY SPP
Sprawozdanie z z projektu wraz z logiem MKiDN i Fundacji SRP opublikowano w kolejnym numerze Biuletynu Informacyjnego SPP. (Nakład 300 egzemplarzy – częściowa dystrybucja przez IPN Warszawa).
STRONA WWW & MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE
Prowadzona jest stała rubryka informacyjna na stronie www.studium.org.uk oraz na tzw. Fan Page w mediach społecznościowych (facebook – zasięg postów ok. 10 tys.)
PLAN WYKONANY.
Inwentarze Archiwalne
W wyniku prowadzonych prac, opracowano nowy inwentarz archiwalny zespołu KW1 (w formatach PDF i Excel). Zawiera 7091 jednostek archiwalnych. Prace zakończono na literze P włącznie. Przygotowanie i publikacja całego inwentarza archiwalnego KW1 (A - Z) planowana jest na rok 2019.
UWAGA
Powyższy załącznik dostępny do pobrania u dołu niniejszej strony oraz w odpowiednich działach naszego portalu.
UWAGI KOŃCOWE
Plan pracy na rok 2018 wykonano.
Niewielkie różnice pomiędzy zaplanowaną (7200) a wykonaną (7091) ilością kart inwentarzowych (in minus) oraz zaplanowaną (ok. 108000) a wykonaną (109833) liczbą skanów (in plus) spowodowane były względami logistycznymi; w obu wypadkach różnice mieszczą się w granicach zaplanowanego błędu (+/- 10%). Wartości podane we wniosku aplikacyjnym były wartościami ekstrapolowanymi.
Galeria
Zobacz także
W tej samej kategorii
Internet
Pobierz
Tags: FSRP | Fundacja Silva Rerum Polonarum | Instytucje Partnerskie SPP | IPN | Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego | MKiDN | SPP Londyn
Socjal